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封筒への書類の入れ方・書類の折り方|折らずに送るべき書類も解説

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→ビジネスシーンにおいて、書類を発送する際に一般的な入れ方や折り方を知っておくことはマナーの上でも大切です。封筒ごとに適切な書類の折り方と入れ方は異なるため、書類のサイズや封筒の規格を知っておくとよいでしょう。

当記事では、和封筒・洋封筒に書類を折って入れる場合の方法を分かりやすく解説します。折らずに入れるべき書類のほか、A4サイズを折らずに入れられる封筒・ダンボールシートなどの梱包材も紹介しますので、ぜひご一読ください。

1.書類の折り方・封筒への入れ方

書類を折って封筒に入れることはマナー違反ではありません。A4サイズの書類であれば、請求書や領収書なども折りたたんで送付するのが一般的です。

この時、相手方への思いやりや心遣いといった気持ちを込めて「読みやすさ」「文書の保護」の2点に配慮しましょう。折り方については、折れ線が少ないほうが読みやすいことから、必要最低限の回数で折ることが推奨されます。また、個人情報が透けて見えることを防ぐため、内容面を内側にして折ることが礼儀です。

以下では、ビジネスシーンにおける、封筒ごとの最適な折り方・入れ方を紹介します。

1-1.和封筒の場合

縦長の和封筒に書類を入れる場合には、三つ折りが基本です。四つ折りで入れる場合もありますが、折り線が多くなるためできれば三つ折りで入る封筒を選びましょう。

A4用紙の長辺は297mmであり、1か所あたりの幅は99mmとなるため定規を使って測定しましょう。そして、紙の下3分の1を上に折り上げ、次に上の3分の1を折り下げれば三つ折りの完成です。この折り方をすることで、開封してすぐに書類の書きだし部分から目を通すことができます。

封筒への入れ方は、「封筒を表面から見た時」が基準です。書類の書き出し部分が表面側かつ上にくるように入れます。三つ折りの開いている部分が左側・折れている部分が右側です。

四つ折りの場合は、下から半分に折り上げた後もう一度下から半分に折り上げましょう。封筒に入れる際には三つ折りの時と同じく、封筒を表から見た時に書き出し部分が表面側かつ上にくるようにします。

折った場合のA4用紙・封筒のサイズについては、以下を参考にしてください。

A4用紙を三つ折り・四つ折りにした時のサイズ
  • 三つ折り:210mm×99mm
  • 四つ折り:210mm×74.2mm
封筒の規格 サイズ 折り方
長形2封筒 277mm×119mm 三つ折り
長形3封筒 235mm×120mm 三つ折り
長形40号 225mm×90mm 四つ折り

1-2.洋封筒の場合

横長の洋封筒に書類を入れる場合にも、三つ折りが基本です。洋封筒の場合は四つ折りがマナーとされていますが、一般的な手紙に使われる洋封筒とビジネス用の横型洋封筒は形状が異なります。窓付き封筒のように、三つ折りで綺麗に入るよう設計されている封筒であれば、洋封筒であっても三つ折りで折り目を極力少なくするのがビジネスマナーです。

三つ折りの仕方は、和封筒に入れる時と同じです。封筒に入れる際は、封筒の表面から見て右下に紙の右上の角がくるように入れます。開いている部分が下にくるように入れると、取り出しがスムーズです。

四つ折りの場合は、折れ線が十字になるよう向きを変えて2回折ります。この時、縦横どちらを先に折るかは、書類のフォーマットによって違うので注意しましょう。縦書きの場合は、左から半分に折った後に下から上に折り上げます。横書きの場合は、下から上に折り上げた後に右から半分に折ります。封筒に入れる際は、書き出しの部分が表面上部にくるようにしましょう。

折った場合のA4用紙・封筒のサイズについては、以下を参考にしてください。

A4用紙を三つ折り・四つ折りにした時のサイズ
  • 三つ折り:99mm×210mm
  • 四つ折り(十字折り):105mm×146.5mm
封筒の規格 サイズ 折り方
洋長3号 120mm×235mm 三つ折り
洋形4号 105mm×235mm 四つ折り(十字)

2.折らずに送るべき書類とは?

折らずにそのまま送るべき書類についても知っておきましょう。例えマナーに沿って適切に封入されていたとしても「折っている」こと自体が失礼な行為にあたるため、常識がないと判断されてしまいます。

折らずに送るべき書類
  • ・重要な申請書類
  • ・細かい図面や地図が描かれているもの
  • ・カタログやチラシ
  • ・写真
  • ・契約書や覚書
二つ折りまでに留めるべき書類 ・履歴書

上記のような重要書類は、A4用紙がそのまま入る大きめの封筒を使って送付します。封筒に入れる際は、封筒の表面と書類の表面をそろえるのが基本です。書きだし部分が上にくるように、封入物同士の向きをそろえて入れることで、取り出した時にすぐ目を通すことができます。

2-1.A4サイズを折らずに入れられる封筒

A4用紙の大きさは「297mm×210mm」となっており、封筒の規格は「角形2号」と「角形A4号」が最適です。書類サイズにあった封筒を選ぶことは重要で、これよりも小さいものでは、折らなければならず、反対に大きすぎると不格好に見えてしまいます。

規格 サイズ 特徴
角形2号 332mm×240mm
  • ・左右にゆとりがある
  • ・冊子や封入書類の枚数が多い時に最適
角形A4号 312mm×228mm
  • ・角形2号と比べて、A4用紙にぴったり合うサイズ
  • ・クリアファイルに入れていても入る

複数枚まとめて封入する場合や、相手方に丁寧な印象を与えたい場合には通常の封筒と比べて、書類の安全性が増す厚紙封筒やクッション封筒がおすすめです。

内容物に合わせて、最適な封筒選びをしましょう。A4サイズを折らずに入れられる封筒を4つ紹介します。

おすすめ商品

◆厚紙封筒(角2/縦入れ)

通常の封筒よりも厚みのあるコートボールという、強度が高い素材で作られています。一般的なダンボールよりも軽いため、重さ制限のある郵送サービスでも送料の負荷になりにくいのが特徴です。

書類や冊子の発送はもちろん、Tシャツやタオルなどの小物の梱包にも活用できます。

 

◆【A4サイズ】ミラーマット クッション封筒 310×210

内側に、ミラーマットを施したクッション性のある封筒です。ミラーマットとは、ラミネート加工の施されたポリエチレン発泡シートで、従来のエアキャップと同等の緩衝性がありつつも厚みを抑えた特殊な緩衝材です。

折れや曲がりの予防はもちろん、防水対策・汚れ防止といった面からも大切な書類を配送中のアクシデントから守ることができます。

 

◆【A4】薄型クッション封筒 クラフト色 (直輸入)

A4サイズの書類が入る、エアキャップ付きのクッション封筒です。書類の折れや曲がりを防いで郵送したい時はもちろん、データ品や小物などの配送にも向いています。

封かんに便利な両面テープだけでなく、ワンタッチで開封できるジッパー付きと利便性が高いのがポイントです。

 

◆ネコポス対応マチ付厚紙封筒(直輸入)

A4用紙がピッタリ入る、25mm(内寸)のマチが付いた厚紙封筒で、フリマアプリなどでも人気の配送方法であるヤマト運輸の配送サービス「ネコポス」に対応した規格です。

材質はコートボールが使われており、折れや曲がりに強く品物を安全に届けることができます。

 

3.大切な資料を封筒で送る場合はダンボールシートの使用も

資料の保護力を最大限に上げたい時には、ダンボールシート(ぺったんこダンボール)の活用がおすすめです。ダンボールシートとは、二つ折りになる線が入ったダンボール紙のことで、保護したい書類や商品を挟んで使用します。クッション封筒や厚手の封筒と比べても、安全性・保護力という面ではダンボールシートが最も強力です。

重要度の高い書類や長期に渡って保管が必要な契約書などにおすすめの商品を3つ紹介します。

おすすめ商品

◆【宅配60】ペッタンコ 2つ折りダンボール板(角2封筒入れサイズ)

A4用紙を多少の余裕をもって挟むことができる大きさのダンボールシートで、5mm程までの厚さに対応しています。シートを使った状態で角2封筒にピッタリと入るため、定形外郵便物や宅配60サイズでの発送が可能で利便性が高いのもポイントです。

 

◆【保護・補強用】A4サイズ対応 ペッタンコダンボール(白)

A4用紙をピッタリと挟むことができるダンボールシートで、角2封筒・角4封筒・OPP袋(310mm×225mm)にも対応できる汎用性のある大きさです。表面は白色に加工してあり見た目も高級感が出ます。

 

◆宅配60ペッタンコ 2つ折りダンボール板(メール便対応)

A4用紙を幅にゆとりをもって梱包できるダンボールシートで、紙をそのままでなく、ファイルに入れて送りたい時や一回り大きなラミネート加工を施した際などに便利なサイズです。梱包後の厚みが20mm以下であれば宅配60サイズでの配送が可能ではありますが、角2封筒には大きすぎて入らないため角1や角0を用意してください。

 

まとめ

縦長の和封筒・横長の洋封筒に書類を入れる場合は、三つ折りが基本とされています。それぞれ三つ折り・四つ折りには適した封筒の規格があるため、適切なサイズを確認することが大切です。契約書や写真など、折らずに送るべき書類はA4サイズを折らずに入れられる封筒や、保護力に優れたダンボールシートを活用するとよいでしょう。

ダンボール・梱包用資材の専門サイト「ダンボール研究室」では、大切な書類を折らずに入れられるA4封筒やダンボールシートを販売しています。書類の保護や、梱包材として活用したいという方もぜひダンボール研究室をご活用ください。