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封筒に書く締めマークの正しい書き方|封筒の封じ方も解説

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ビジネスシーンや私生活では、封筒に「締めマーク」を書く場面がありますが、締めマークを書くべき理由にはいくつか種類があります。意味を知った上で、用途に合わせた締めマークの使い方ができれば「マナーができる人だ」という印象を持ってもらえるでしょう。

当記事では、封筒に締めマークを書く理由や正しい書き方について解説します。一般的な封筒の接着方法や避けるべき接着方法のほか、大切な資料・データの配送におすすめのクッション封筒も紹介しているので、封筒の選び方に迷っているという方も必見です。

1.封筒に締めマークを入れる4つの理由

封筒を使う際に締めマーク(封字)を書く理由は、4つあります。それぞれ正しく理解し、どのようなシーンでマークを入れるべきなのか知識を深めましょう。

(1)しっかりと封を締めていることを示すため
締めマークを入れることは、封筒を折りたたんだだけではなく「確かに封をした」という確認のアピールになります。万が一、封をし忘れていても締めマークを入れる際に気づけるでしょう。
(2)未開封であることを示すため

締めマークの由来は諸説ありますが、未開封であることを示すために泥や蝋(ろう)でできた印をしたことが始まりであるという説が有力です。

一度でも開封するとマークのズレが生じるため、他人による開封の有無の判断材料となります。ズレのないマークが記載されていることで、封筒が未開封であることを示すことが可能です。

(3)重要な書類であることを示すため
締めマークを施すことで「念入りに封締めをしたこと」「未開封で届けられるべきもの」であることが一目で分かります。「締めマーク=封筒の中に重要な書類が入っている」という間接的なアピールとなり、受取人も意識を持って内容を確認してくれるでしょう。
(4)担当者以外の開封を防ぐため
社会人経験が長くなると「締めマーク」を見ると中身が重要な文書であることを反射的に意識できるようになります。そのため、締めマークの施された封筒を開ける際には、「もう一度自分宛てのものかどうかを確認する」ようになり、結果として担当者以外の開封を防ぐことにつながります。

2.封筒に締めマークを入れたほうが良い書類とは

「重要書類」には締めマークを入れるのが一般的です。ここでは、具体的にどのような書類に締めマークを入れるべきであるかを解説します。

●個人情報に関わる書類

例)履歴書・エントリーシート職務経歴書・健康診断結果・源泉徴収票・願書

●契約に関する書類

例)売買契約書・雇用契約書・賃貸契約書、取引証憑書類

●金銭関係の書類

例)給与関係書類、税金関係書類、請求書、領収書、帳簿関係、財務関係書類

●書類原本

例)領収書・実印を押した書類原本・念書・誓約書

●時間や場所の案内に関する書類

例)祝賀会や会合の招待状・式典や冠婚葬祭の案内状

このように、他の物と混同させて紛失するようなことは避けるべき書類や機密文書に対しては、締めマークを使った郵送をすることがビジネスマナーとして推奨されています。場合によっては、簡易書留や特定記録など、追跡可能な郵送サービスを活用することも検討しましょう。

3.正しい締めマークの書き方

締めマークのポイントは「種類」と「場所」を正しく書くことです。自分が送る書類に適したマークを、封筒の正しい場所に記入しましょう。

●締めマークの種類

マーク(封字) 概要
「締める」という意味で最もスタンダードなマーク
「締」を簡略化したもの
「締」よりも、かしこまった印象を与える
公的な証書など「封」よりも重要度が高い場合に使う
年賀やお祭りごとなど、慶事を祝う意味をもつ
寿 結婚式の招待状の返信など、おめでたいことに対する気持ちを表す
莟・蕾 女性のみが使う昔ながらのマーク

手紙や書類・履歴書の送付には「〆」や「締」を使うのが一般的です。「〆」が多用される傾向にありますが、目上の相手に送る場合や丁寧さを伝えたい場合には簡略化せずに「締」と書くのが封筒マナーです。

契約書や支払関係の書類など、重要度が高いと感じる場合には「封」や場合によっては「緘」を使ってもよいでしょう。

プライベート用の手紙や慶事には内容に合わせて「寿」や「賀」を使いましょう。これらを、ビジネスシーンで用いることは極稀で、基本的には使うことはありません。

●締めマークを入れる場所

締めマークは、蓋をした部分の中央を目安に書き入れましょう。割印のようなイメージで、開封されているかどうかが一目で分かるよう、蓋と本体両方にかかるようにするのがポイントです。

封筒の種類や大きさにかかわらず、封筒に締めマークを入れる際の共通の考え方です。「封じた部分の真ん中」「上下にまたがるように」という2点を意識して丁寧に書いてください。

4.封筒の封じ方マナー

一般的な接着方法 封筒への使用を避けるべき接着方法
  • ・スティックのり
  • ・液体のり(水のり)
  • ・両面テープ
  • ・テープのり
  • ・セロハンテープ
  • ・ガムテープ
  • ・養生テープ
  • ・マスキングテープ

セロハンテープは、剥がしやすく簡単に封をしなおせることなどから使用は推奨されません。のりや両面テープだけでは不安という場合に、補強としてセロハンテープを貼る場合はありますが、セロハンテープを単体で使うことは避けましょう。また、各種テープは粘着力が高いという利点がありますが、開封時に封筒の破れにつながることや見た目が良くないため不向きとされています。柄付きのマスキングテープもビジネス郵便としては適切ではありません。

封筒を封じる際には、のりや両面テープを使うのが一般的です。液体のりは強度が高いものの、水分が多いため上質紙など強度が低い封筒には向きません。一方で、スティックのりは使い勝手は良いものの強度が低いものが多いため注意が必要です。用紙に合わせて最適な接着方法を選びましょう。

接着後に、しっかりと接着していることを確認するといった意味合いも兼ねて締めマークを書いて完成です。締めマークは、配送中に消えてしまうことのないようボールペンや油性ペンで書きます。また、「〆」と書く際には、「×」となってバツ印に見えないよう、丁寧に書くことを心がけてください。

5.大切な資料・データの配送にはクッション封筒がおすすめ

大切な資料を送る場合やデータ品の発送の際には、通常の封筒よりも緩衝性能の高いクッション封筒がおすすめです。クッション封筒を使うことで、配送中の破損や透かし等による情報漏れを防ぐだけでなく、書類がいかに重要なものか・データを大事に扱っているかというアピールにもつながります。

内容物に合わせて最適な封筒選びをしましょう。人気の高いクッション封筒を2つ紹介します。

 

おすすめ商品

◆【A4】薄型クッション封筒 クラフト色 (直輸入)

封筒の内側にエアキャップ(気泡緩衝材)を施した、シンプルなA4サイズの封筒です。A4サイズの書類だけでなく、デジタルデータを一緒に送る場合やちょっとした商品を送る際に適しています。

両面テープが付いており、封かん作業にのりやテープを必要としません。また、開封時に便利なジッパー付きのため、頑丈に接着していてもスムーズな開封が可能です。

 

◆【B6サイズ対応】ALL紙製 クッション封筒 150×230+ベロ50mm

封筒の内側に紙製のクッションネットが付いた、B6サイズの封筒です。従来のエアキャップと同等以上の緩衝性能があり、CDやDVDといったデジタルデータだけでなく雑貨や小物などの商品発送に最適です。

プラスチックを使用していないため分別が容易で環境にも優しいのが特徴で、企業の環境に対する配慮のイメージづくりにも役立つでしょう。

 

まとめ

封筒の締めマークには「確かに封をした」という確認の意味や「重要な書類である」という意味が込められています。手紙、書類、履歴書の送付には一般的に「〆」や「締」が使われますが、重要度が高い場合は「封」や「緘」が使われることもあります。封筒を封じる際にはのりや両面テープを使い、締めマークは蓋をした部分の中央に書き入れましょう。

ダンボール・梱包用資材の専門サイト「ダンボール研究室」では、大切な資料を保護するクッション封筒を豊富に取りそろえています。封筒選びに迷っているという方は、ぜひダンボール研究室をチェックしてみてはいかがでしょうか。